Informații privind funcționarea sistemului intern al AMC de avertizare/ de raportare a încălcărilor legii

  1. Ce reprezintă raportarea?

Termenul de „raportare” se referă la procedura de raportare a unor informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, referitoare la fapte, care pot consta într-o acțiune sau inacțiune, care constituie sau care ar putea constitui încălcări ale legii și care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul AMC, precum și informații cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.

AMC Networks Central Europe Kft, având sediul social în Budapesta, nr. districtual 1139, str. Lomb nr. 21-25 și nr. de înregistrare 01 09 183155 (denumită în continuare „Societatea”) se angajează să își desfășoare activitatea comercială în mod responsabil, în acord cu regulile și principiile de etică, și în conformitate cu legislația aplicabilă. În vederea atingerii acestui scop, operăm un sistem intern de avertizare în interes public în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public (denumită în continuare „Legea avertizorilor”). Scopul operării acestui sistem intern de raportare de încălcări ale legii sau de abuzuri este asigurarea faptului că Societatea, în calitatea sa de angajator, garantează posibilitatea raportării abuzurilor sau încălcărilor legii, precum și, în același timp, protecția persoanelor care efectuează astfel de raportări. Prin prezenta comunicare, Societatea informează avertizorii/ persoanele care efectuează raportări și alți participanți la procedură despre procedura raportării și despre drepturile esențiale și obligațiile acestora în cadrul procedurii (denumită în continuare „Comunicarea”).

  1. Ce fapte pot fi raportate?

Sistemul intern de raportare a încălcărilor legii/ de avertizare vă permite să raportați informații cu privire la acte sau omisiuni ilegale sau cu privire la care aveți suspiciuni că ar putea fi ilegale sau la alte forme de abuz (de exemplu, probleme financiare sau de audit, probleme de corupție, fraudă, semne de abatere profesională sau de hărțuire ori discriminare). Raportarea poate include, de asemenea, și recomandări.

  1. Cine poate efectua raportări?

Următoarele persoane pot efectua raportări prin intermediul sistemului intern de avertizare:

  1. a) angajații Societății;
  2. b) foștii angajați ai Societății;
  3. c) persoanele selectate în vederea angajării în cadrul Societății și persoanele aflate în proces de recrutare sau de negociere precontractuală;
  4. d) persoanele care desfășoară o activitate independentă, în înțelesul art. 49 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene;
  5. e) acționarii și persoanele care fac parte din organele de administrare, de conducere sau de supraveghere ale Societății, inclusiv membri neexecutivi ai consiliului de administrație;
  6. f) persoanele care lucrează sub supravegherea și conducerea unei persoane fizice sau juridice cu care Societatea are raporturi contractuale sau a subcontractanților și a furnizorilor acestei persoane;
  7. g) voluntarii și stagiarii, remunerați sau neremunerați, care desfășoară activitate în cadrul Societății;
  8. h) orice altă persoană care desfășoară sau a desfășurat activități profesionale, de orice natură, remunerate sau nu, în cadrul Societății.
  9. Unde pot efectua raportarea?

Raportările pot fi făcute doar în maniera și prin intermediul canalelor de raportare prezentate în cele ce urmează. Raportările interne, către Societate, pot fi făcute:

  1. a) prin poștă la adresa Societății din Budapesta, nr. districtual 1139, str. Lomb nr. 21-25, menționându-se pe plic „În atenția András dr. Gelencsér;
  2. b) prin e-mail, la adresa electronică whistleblowing.ce@amcnetworks.com;
  3. c) online, pe platforma disponibilă prin accesarea următorului link: https://app.convercent.com/ro-ro/Anonymous/IssueIntake/LandingPage/211ec64e-b723-ec11-a985-000d3ab9f062
  4. Pot efectua o raportare anonimă?

Da, raportările pot fi efectuate în mod anonim, dar, în cazul unei asemenea raportări efectuate anonim, avertizorul trebuie să aibă în vedere că Societatea nu o va putea informa cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente raportării în absența furnizării datelor sale de contact, precum și că Societatea poate decide clasarea raportării anonime în cazul în care aceasta nu conține suficiente informații referitoare la faptele raportate, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată din cadrul Societății a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită de avertizor.

  1. Investigarea raportărilor

În termen de 7 zile calendaristice de la primirea raportării scrise făcute în sistemul intern de avertizare, Societatea va transmite persoanei care a efectuat raportarea o confirmare de primire a raportării.

Pe parcursul investigării raportării, persoana desemnată în scopul investigării raportărilor în cadrul Societății, are obligația de a informa avertizorul cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente raportării, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care primirea raportării nu a fost confirmată, de la expirarea termenului de 7 zile calendaristice menționat anterior, precum și ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

Pe durata investigării raportării, Societatea, prin persoana desemnată în scopul investigării raportărilor, va examina raportarea și va întreprinde cu diligență acțiunile necesare soluționării raportării și, în cazul în care va fi necesar, acțiunile necesare remedierii încălcării raportate.

Dacă fapta raportată contravine oricăreia dintre regulile interne ale Societății (de exemplu, Codul de conduită în afaceri și Codul de etică), Societatea poate lua măsuri împotriva angajatului vizat prin raportare după ce se stabilește, în urma efectuării investigației, că raportarea este întemeiată.

Societatea poate decide clasarea raportării în următoarele situații:

  1. a) raportarea nu conține elementele prevăzute în mod obligatoriu de lege, altele decât datele de identificare a avertizorului, respectiv: contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie o încălcare a legii în cadrul Societății, precum și, dacă este cazul, probele aduse în susținerea raportării, data și semnătura persoanei care efectuează raportarea, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită de avertizor;
  2. b) raportarea este transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită de avertizor;
  3. c) în cazul în care un avertizor face mai multe raportări cu același obiect, acestea se conexează, avertizorul urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primește o nouă raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să justifice o acțiune subsecventă raportării diferită, această nouă raportare se clasează;
  4. d) ulterior investigării raportării se constată că raportarea este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acțiuni subsecvente raportării suplimentare, altele decât închiderea procedurii.

Cu excepția situației de la lit. b), soluția de clasare se comunică avertizorului, cu indicarea temeiului legal.

Societatea va informa în scris persoana care a efectuat raportarea cu privire la modalitatea de soluționare a raportării.

  1. De ce fel de protecție beneficiază avertizorii/ persoanele care efectuează raportări?

Pe parcursul investigării raportării, Societatea este obligată să se asigure că avertizorul nu suferă consecințe negative/ represalii ca urmare a raportării sale.

Avertizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru efectuarea raportării, dacă acesta a efectuat raportarea în condițiile Legii avertizorilor și a avut motive întemeiate să creadă că raportarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.

În cazul în care avertizorul raportează informații referitoare la încălcări ale legii în condițiile Legii avertizorilor și aceste informații includ secrete comerciale, o astfel de raportare este considerată legală, în condițiile art. 3 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 25/2019 privind protecția know-how-ului și a informațiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării și divulgării ilegale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative.

În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecție a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acțiunile în despăgubire nu poate fi angajată răspunderea avertizorului sau a celorlalte persoane care beneficiază de protecție asemenea avertizorilor, potrivit Legii avertizorilor, ca urmare a efectuării unei raportări în condițiile acestei legi. Avertizorul și persoanele amintite anterior au dreptul să invoce raportarea pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiția să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.

Persoana vizată prin raportare are dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultată și dreptul de acces la propriul dosar.

Orice formă de represalii împotriva avertizorului, de amenințare cu represalii sau de tentativă de represalii, întreprinsă ca urmare a efectuării, în mod legal, a raportării este interzisă, în special cele care privesc concedierea avertizorului, discriminarea sa sau orice altă sancțiune prevăzută de legislația muncii. Pentru mai multe detalii cu privire la formele de represalii interzise pot fi consultate dispozițiile art. 22 alin. (1) din Legea avertizorilor.

Avertizorul care efectuează o raportare a unor informații privind încălcări ale legii nu încalcă dispozițiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informații și nu răspunde pentru raportarea unor astfel de informații, cu condiția să fi efectuat raportarea în condițiile Legii avertizorilor și să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.

O raportare este legală dacă:

  1. a) avertizorul a efectuat raportarea cu respectarea regulilor prevăzute în sistemul de avertizare, în prezenta Comunicare și în Legea avertizorilor;
  2. b) avertizorul a obținut informațiile raportate referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
  3. c) avertizorul a avut motive întemeiate să creadă că informațiile raportate referitoare la încălcări ale legii erau adevărate la momentul raportării.

De măsurile de protecție de care beneficiază avertizorii beneficiază și următoarele persoane:

  1. a) facilitatorii;
  2. b) persoanele terțe care au legături cu avertizorul și care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegii sau rudele acestuia;
  3. c) persoanele juridice deținute de către avertizor sau pentru care avertizorul lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
  4. d) avertizorul care a raportat informații referitoare la încălcări în mod anonim, dar care a fost ulterior identificat și suferă represalii;
  5. e) avertizorul care efectuează raportări către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile competente ale Uniunii Europene.
  6. Cum prelucrează Societatea datele cu caracter personal în cadrul procedurii?

În cadrul sistemului intern de avertizare, datele personale ale avertizorului, ale persoanei a cărei conduită sau omisiune a stat la baza raportării și ale oricărei persoane terțe la care se face referire în raportare vor fi prelucrate de către Societate doar în scopul de a investiga raportarea și de a remedia și/sau stopa încălcarea raportată și doar în măsura necesară pentru investigație, în conformitate cu normale GDPR și cu Legea avertizorilor. Toate celelalte date personale vor fi șterse de către Societate fără întârziere.

Datele personale ale avertizorului pot fi divulgate numai organismului sau autorității publice competente să efectueze procedura inițiată în baza raportării, dacă acest organism sau autoritate publică are, conform legii, dreptul să prelucreze aceste date sau dacă avertizorul a consimțit la dezvăluirea datelor sale. Datele personale ale avertizorului nu vor fi dezvăluite fără consimțământul explicit al acestuia.

În cazul în care raportarea se referă la o persoană fizică, Societatea nu va divulga datele personale ale avertizorului către persoana care solicită informații în cadrul exercitării dreptului de informare și de acces conform prevederilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Datele prelucrate în cadrul sistemului intern de avertizare pot fi transferate către o țară terță sau către o organizație internațională numai dacă destinatarul transferului și-a asumat angajamentul legal de a respecta normele privind raportările prevăzute în Legea avertizorilor și sub rezerva respectării prevederilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Societatea își va concepe sistemul intern de avertizare în așa fel încât datele personale ale avertizorului care își dezvăluie identitatea, ale persoanei vizate prin raportare și ale oricărei persoane terțe la care se face referire în raportare să nu poată fi dezvăluite către oricine altcineva decât persoanele autorizate în acest scop.

Regulile detaliate de prelucrare a datelor, în special cu privire la scopul acesteia, temeiul juridic, persoanele cu drept de acces, durata prelucrării datelor și drepturile persoanelor vizate pot fi găsite în Informarea privind confidențialitatea datelor.

  1. Alte modalități de raportare prevăzute de Legea avertizorilor

Potrivit dispozițiilor Legii avertizorilor, avertizorii pot efectua raportări privind încălcări ale legii în mai multe modalități. Astfel, avertizorii pot efectua raportări intern, prin sistemul intern de avertizare al Societății, sau extern, prin canalele de raportare ale autorităților și instituțiilor publice care au, în temeiul legii, competența de a primi și soluționa raportări referitoare la încălcări ale legii.

Potrivit dispozițiilor Legii avertizorilor, principala autoritate competentă să primească și să soluționeze raportări privind încălcări ale legii este Agenția Națională de Integritate, însă și alte autorități și instituții publice sunt competente, în temeiul unor dispoziții legale speciale, să primească și să soluționeze raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență (cum ar fi, de exemplu, Autoritatea de Supraveghere Financiară).

Orice persoană poate efectua o raportare prin sistemele de avertizare instituite de către autoritățile și instituțiile publice menționate anterior.

Avertizorii care aleg să efectueze raportări extern, prin canalul extern de raportare instituit de Agenția Națională de Integritate, o pot face prin următoarele modalități:

  1. a) prin e-mail, la adresa: avertizari@integritate.eu
  2. b) online, pe platforma: https://avertizori.integritate.eu
  3. c) telefonic, la nr. de telefon: +40-372-06 98 69
  4. d) prin intermediul serviciilor poștale, la adresa din Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, sector 1, București, cod poștal 010661, România, menționând pe plic „În atenția Direcției Avertizori în interes public”
  5. e) personal, prin prezența la sediul Agenției Naționale de Integritate (cu programare prealabilă efectuată la adresa de e-mail avertizari@integritate.eu),

mai mult detalii fiind disponibile pe website-ul Agenției Naționale de Integritate, accesând link-ul: https://www.integritate.eu/Avertizori-%C3%AEn-interes-public.aspx.

Protecția prevăzută la punctul 7 al prezentei Comunicări se extinde asupra oricărui avertizor/ oricărei persoane care efectuează raportări în temeiul Legii avertizorilor.

 

Budapesta, 20.11.2023